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遺産分割協議までの全体の流れは「相続人確定」→「相続財産調査」→「遺産分割協議」の流れで進められることが望ましいでしょう。もちろんこれ以外にも事情があれば考慮すべきです。例えば封印された遺言書があれば検認で遺言書が開封されるまでは遺産分割協議を行うことは避けるべきです。遺言書を開いてみたら相続人の間で行った遺産分割協議とはまるで違う内容であった、となったらどのように遺産を分割すべきでしょう。通常は遺言書に従いますので遺産分割協議は無効となる可能性が高く、また相続人の間で不満等が出てしまう恐れもあります。
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「@相続人への通知」は、相続人が既に知れた仲である場合は電話等でも良いですし、とにかく遺産分割協議をすることを伝えます。相続人同士が仲も良く気心が知れていればあまり堅苦しく考えることはないでしょう(しかし気心が知れている仲でもそれぞれの手続きは端折らないよう注意が必要です。)
もし相続人同士の仲が悪い場合は公平性を崩さないような注意が必要です。連絡は電話などでも良いですが、相続財産調査の結果なども併せて通知しておくことや、本人の都合、こちらの希望等をしっかり伝えることが重要です。そのためには必要な通知に関しては手紙でやり取りすることも必要です。
また、今回の相続で相続人を始めて知ったというような場合は住民票上の住所しかわからないということも多々ありますので、この場合は手紙でのやり取りになるでしょう。また今まで全く付き合いの無かった方となるため、丁寧な対応をするべきです。
「A遺産分割協議の開始」
遺産分割協議は特に決まったやり方はありません。相続人の全員が一堂に会することができればより良いと思いますが、それ以外の方法でも相続人の全員が協議の内容に異存がないことが確実となる方法であれば構いません。例えば電話での協議でも構いませんし、手紙のやり取りでも問題ありません。しかし、複数の相続人がいる場合、電話や手紙ですと一人ひとりの対応となるため、それぞれの相続人の意見を集約するには時間がかかるかもしれません。
しかし、議長役はある場面では自身の意見を主張し、ある場面では客観的に調整役に徹するなどが必要となり、相続人の意見が分かれるような相続では困難な役目となるでしょう。
「B遺産分割協議書への署名押印」は協議が調った後の作業ですのでこの時点では事務作のみとなります。遺産分割協議のやり方として先に協議書を作成し、異存がなければ署名押印していくという方法もありますが、まずは協議を行い、その結果を書面にし、相続人全員それぞれが署名押印していくというのが一般的であり、トラブルも少ないでしょう。
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